Jag kommer att presentera perspektiv på min forskning och övrigt som rör digitalisering.

Varför vill vi använda digitala verktyg – och varför gör vi ibland motstånd?

Digitalisering handlar inte bara om att införa nya system. Det handlar om att skapa motivation, trygghet och förutsättningar för människor att utveckla sitt arbete.

Vi pratar ofta om digitalisering i termer av teknik, strategier och effektivisering. Men digitalisering sker egentligen i människors arbetsvardag. Det är där nya verktyg ska användas, förändrade arbetssätt ska fungera och nyttan ska uppstå.

I samband med en presentation för Östersunds kommun diskuterade jag vad som påverkar medarbetares motivation att använda digitala verktyg. En viktig utgångspunkt var resultaten från våra studier av digital kompetens i organisationer.

Motivation handlar om upplevd nytta

Våra självskattningar visar att motivation till digitalisering framför allt hänger samman med upplevd nytta, trygghet och kompetens, fungerande samarbete och viljan att utvecklas. Sambanden med formell styrning och policy är svagare.

Det är egentligen ganska logiskt. Varför skulle någon vara motiverad att använda ett nytt system om det inte underlättar arbetet?

När digitala verktyg sparar tid, minskar stress eller bidrar till bättre kvalitet blir nyttan tydlig. Men när tekniken upplevs som ytterligare administration, kontroll eller dubbelarbete kan motivationen minska.

Det räcker alltså inte att berätta att organisationen ska digitaliseras. Medarbetarna behöver förstå hur förändringen kan göra deras eget arbete bättre.

Motstånd är inte alltid ovilja

När medarbetare uttrycker tveksamhet inför nya digitala verktyg tolkas det ibland som förändringsmotstånd. Men motstånd kan också handla om osäkerhet, tidigare negativa erfarenheter, tidsbrist eller rädsla för att göra fel.

Förutsättningarna ser dessutom olika ut mellan verksamheter. Den som dagligen arbetar i digitala system utvecklar ofta en annan trygghet än den som använder tekniken mer sällan eller under stor tidspress.

Samma digitala verktyg kan därför uppfattas som ett stöd av en grupp och som ett hinder av en annan.

Det innebär att vi behöver förstå medarbetarnas arbetsvardag innan vi försöker förändra deras inställning.

Kollegorna spelar en viktig roll

En intressant aspekt är betydelsen av kollegor och den informella kulturen på arbetsplatsen.

Lokala eldsjälar, kollegial hjälp och möjligheten att lära av varandra kan ha stor betydelse för hur nya digitala verktyg tas emot. En positiv och kunnig kollega kan ibland påverka mer än ytterligare ett styrdokument.

Därför behöver organisationer skapa utrymme för gemensamt lärande. Det kan handla om korta utbildningsinsatser, praktiska demonstrationer, testgrupper eller möjlighet att tillsammans prova nya arbetssätt.

Det är också viktigt att normalisera den frustration som kan uppstå när invanda arbetssätt förändras. Att känna osäkerhet inför ny teknik betyder inte att man saknar kompetens.

Från styrning till delaktighet

Organisationer behöver naturligtvis strategier, mål och riktlinjer för sin digitalisering. Men de skapar inte automatiskt motivation.

För att digitaliseringen ska fungera behöver medarbetarna också förstå varför förändringen genomförs, få möjlighet att påverka hur tekniken används och ha tillgång till stöd när problem uppstår.

Här finns en viktig skillnad mellan att utbilda människor i hur ett system fungerar och att skapa förutsättningar för att systemet ska fungera i deras arbete.

Det senare kräver både organisatoriskt ansvar och förståelse för verksamhetens behov.

Digitalisering ska göra arbetet bättre

Min slutsats är att motivation till digitalisering inte främst kan skapas genom fler krav eller nya styrdokument. Den utvecklas när människor upplever nytta, känner trygghet, får vara delaktiga och har möjlighet att lyckas i sin arbetsvardag.

Vi behöver därför flytta perspektivet från teknik till praktik, från individens kompetens till organisationens förutsättningar och från utbildning till kontinuerligt lärande.

Digitalisering blir hållbar först när människor upplever att tekniken hjälper dem att göra ett bättre arbete – inte bara ett annorlunda arbete.

Artikeln bygger på en presentation för Östersunds kommun om medarbetarnas motivation att använda digitala verktyg och på forskning om digital kompetens i organisationer.

Karin Brodén, forskare i informatik, Umeå universitet.